Kamu sedang ingin merencanakan acara berskala besar? Jika iya, tips dari kami bisa saja bermanfaat bagi kebutuhan mu.
Acara berskala besar biasanya akan memiliki ratusan daftar tamu yang akan datang, hal tersebut tentu memerlukan kordinasi yang serius. Perencanaan acara besar membutuhkan lebih dari sekedar antusiasme dan ide bagus, baik itu untuk acara perusahaan, konferensi, maupun peluncuran produk, tentu akan memerlukan effort lebih.
Tanpa berlama-lama lagi, berikut 8 tips buat kamu yang sedang ingin membuat acara berskala besar!
1. Menggunakan metode “Apa” dan “Mengapa”
Sebelum lebih lanjut menyiapkan acara, kamu harus memiliki jawaban atas dua kata “Apa” dan “Mengapa”. Contoh: Apa yang ingin kamu capai dalam acara tersebut? Dan mengapa kamu mengadakan acara tersebut? Pertanyaan “Apa” dan “Mengapa” bisa kamu jadikan acuan disetiap keputusan yang akan di ambil.
2. Menghitung Anggaran
Kamu harus membuat anggaran yang realistis dalam sebuah acara (ini bisa di abaikan jika kamu memiliki pohon uang dibelakang halaman rumah ^_^). Estimasikan semua biaya yang ada dengan EO acara, termasuk gedung, ketring, hiburan, transportasi, pemasaran, keamanan, dan asuransi. Jangan lupa anggaran yang telah kamu siapkan mencakup sejumlah dana darurat.
3. Pilih Tanggal Acara Dengan Cermat
Tidak dipungkiri tanggal berperan penting dalam sebuah acara, kamu harus menentukan tanggal yang tepat sembari mempertimbangkan beberapa faktor, seperti tempat, MC, ketersediaan peserta, potensi konflik, dan musim. Setelah tanggal acara ditentukan, jangan lupa sisakan ruang gerak jika sesuatu terjadi di luar prediksi.
4. Tentukan Lokasi Acara Dengan Teliti
Tempat menjadi salah satu faktor akan sukses tidaknya suatu acara, jadi pastikan untuk memilih lokasi acara yang sesuai dengan tema, tujuan, ataupun merk kamu.
Beberapa pertimbangan lainnya yang bisa kamu masukan juga dalam daftar memilih tempat acara: ukuran tempat, perijinan, kebutuhan aksesibilitas, dan standar keselamatan. Saran lainnya kamu juga dapat membandingkan berbagai tempat berdasarkan fasilitas, harga, layanan, lokasi, ketersediaan, dan kapasitas.
5. Bentuk Tim Sukses Untuk Acaramu
Kamu mungkin menguasai segalanya seperti pahlawan super, namun perlu diketahui pahlawan super pasti memerlukan bantuan orang lain juga. Begitu halnya kamu memerlukan sebuah tim untuk membantu menjalankan acara untuk mencapai kesuksesan.
Beberapa tugas yang bisa kamu delegasikan kepada tim yang telah dibuat:
- Logistik
- Sponsor
- Manajemen Pembicara
- Manajemen Tempat
- Pemasaran Acara
- Dan lainnya
Catatan tambahan: Jabarkan dengan jelas setiap tugas yang kamu berikan terhadap tim, dan lakukan komunikasi secara berkala untuk memastikan tim kamu menjalakan tugas tetap sesuai jalur yang benar.
6. Pasarkan Acara Kamu Layaknya Profesional
Pemasaran sangat penting bagi sebuah acara, percuma saja acara yang telah kamu siapkan dengan matang dan proper akan tetapi tidak ada hadirin yang datang. Maka dari itulah promosi menjadi hal yang begitu penting dalam sebuah acara.
Berikut beberapa rekomendasi yang bisa kamu lakukan dalam mempromosikan acara:
- Identifikasi audiens target acara kamu, ini penting dilakukan agar proses promosi tertarget sesuai dengan audiens yang dituju.
- Gunakan plartform social media yang ada, seperti tiktok, instagram, facebook, twitter, atau media lainnya
- Buat materi promosi, dan jika diperlukan kamu bisa menggunakan iklan berbayar.
7. Persiapkan Diri Dengan Kemungkinan Terburuk
Tidak menutup kemungkinan acara yang sedang berlangsung diluar prediksi, dengan demikian perlu adanya kemampuan beradaptasi, fleksibilitas, dan kesiapan. Kamu perlu bersiap untuk menghadapi kemungkinan dan keadaan darurat tersebut.
8. Siarkan Acara Secara Realtime (Live)
Point terakhir tentang perancanaan sebuah acara berskala besar adalah dengan melakukan siaran langsung acara tersebut ke media sosial yang ada, hal ini bersifat penting tak penting / optional.
Jika kamu menyiarkan acara tersebut ke medial social, semua orang yang berada di plartform tersebut berkesempatan dapat menikmati acara yang sedang di selenggarakan. Langkah ini kerap dilakukan oleh suatu brand untuk memperkenalkan produk baru yang akan mereka launching, guna menggaet target pasar yang lebih luas.
Melakukan Siaran Langsung Secara Profesional
Jika kamu sedang mencari Jasa Live Streaming di Bali atau Operator Live Streaming di Bali, kami dari Mantra Creative dapat memenuhi kebutuhan-mu tersebut. Kami memiliki beberapa pilihan paket live streaming di bali dengan harga yang sangat terjangkau, untuk detail paket yang ada silahkan ikuti tautan berikut: Jasa Live Streaming Event di Bali
